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Alla fine dell'anno è necessario inizializzare gli archivi per poter memorizzare le registrazioni ed i documenti del nuovo anno contabile.
Per prima cosa occorre duplicare l'azienda (dal menu Aziende sottomenu Duplica azienda) in modo da conservare i dati dell'anno che si sta chiudendo. Se utilizzate una versione monoaziendale con formula di assistenza attiva, potrete tenere in linea, oltre al periodo contabile, anche uno storico di 9 anni (nel caso abbia esaurito lo spazio per memorizzare le aziende dovrete prima eliminare l'azienda più vecchia per liberare spazio per il nuovo duplicato: selezionate l'azienda da eliminare e successivamente dal menu Aziende selezionate la fuzione Elimina azienda).
Controllate che la copia sia andata a buon fine: tramite il selettore delle aziende (in alto a destra) selezionate l'azienda 991 (o altro numero assegnato in fase di duplicazione) e controllate che i dati siano stati riportati correttamente.
Quando siete sicuri che la copia sia andata a buon fine, procedete all'azzeramento dei dati dell'azienda di lavoro (normalmente la numero 000) utilizzando la funzione Azzeramento proposta dal menu Utilità sottomenu Manutenzione archivi.
Successivamente, utilizzando la funzione Modifica azienda proposta dal menu Aziende, correggete l'anno di gestione (dal vecchio anno al nuovo anno).
Se gestite fatture elettroniche, dovrete creare nuove cartelle per memorizzare i files XML del nuovo anno: utilizzando la funzione Tabella impostazioni fatture elettroniche proposta dal menu Utilità sottomenu Gestione tabelle potrete selezionare le nuove cartelle che avrete creato in precedenza, oppure più semplicemente potrete far creare le cartelle in automatico al programma semplicemente clickando sul bottone Crea cartelle default.
Fate attenzione al fatto che la funzione di creazione automatica delle cartelle potrebbe impostare anche la PEC di default dello SDI per cui, prima di fare creare le cartelle di default, annotate l'indirizzo PEC indicato alla riga Invia automaticamente il file XML alla PEC e ripristinatelo nel caso venga cambiato.
Consigliamo di utilizzare, per il nuovo anno di gestione, cartelle diverse anche per la memorizzazione dei files PDF dei documenti: per selezionare nuove cartelle ove salvare i files PDF dei documenti utilizzate la funzione Kit documenti PDF proposta dal menu Kit di Teorema.
Infine correggete i contatori dei documenti emessi utilizzando la funzione Variazione indici proposta dal menu Utilità sottomenu Manutenzione archivi: correggete il numero dell'ultimo documento emesso per fatture, DDT o altro documento utilizzato (correggete solo il numero nella colonna di destra): se ad esempio desidera che la prossima fattura da emettere sia la numero 1, inserite il numero 0.
Il progressivo invio delle fatture elettroniche NON deve essere azzerato!
Sarà cosi possibile gestire il nuovo anno contabile selezionando l'azienda di lavoro sino al momento utilizzata e contemporaneamente terminare la gestione del precedente anno selezionando la nuova azienda che è stata creata in fase di duplicazione degli archivi.
E' consigliabile copiare su supporto esterno anche i dati dell'azienda che si va a chiudere; se utilizzate un masterizzatore oppure un hard disk esterno è consigliabile copiare tutta la cartella TEOWIN che si trova nel disco locale C: (questa operazione copierà tutto il programma e tutti i dati memorizzati in una unica operazione!).